Ogni anno il coordinatore incontra i nuovi dottorandi per la presentazione del corso e l'orientamento negli aspetti scientifici e amministrativi. Ogni anno, nel secondo semestre, è inoltre previsto un ulteriore incontro con i dottorandi di tutti i cicli, finalizzato allo scambio di informazioni sullo stato di avanzamento delle ricerche e all'identificazione di eventuali necessità di intervento circa problemi di interesse comune a tutti i dottorandi.
Allo scopo di facilitare la comunicazione su aspetti di gestione corrente e di aumentare il diretto coinvolgimento dei dottorandi nella pianificazione delle attività, a partire dal 2018 si è provveduto a un'ulteriore valorizzazione del ruolo dei rappresentanti elettivi dei dottorandi, che sono costantemente tenuti al corrente da parte del coordinatore circa le questioni che saranno poste all'attenzione del collegio dei docenti su problemi didattici e organizzativi.